EDI eli Electonic Data Interchange mahdollistaa eri tietojärjestelmien välisen tiedonsiirron, josta saatava suurin hyöty on manuaalisen työn ja paperitöiden väheneminen sekä virheiden välttäminen. Moni yritys onkin jo automatisoinut tilaus-, toimitus- ja laskutusketjunsa EDI-palvelun avulla.

EDI-palvelujen hyödyntämiseen tarvitaan joko järjestelmä, johon on toteutettuna suorat yhteydet kauppaketjuihin (kuten Zimplify tai erillinen EDI-operaattori joka välittää viestit oman järjestelmänsä ja kauppaketjujen kautta.

OVT -joka on yleisesti käytetty suomennos EDIstä- on lyhenne Organisaatioiden Välisestä Tiedonsiirrosta. Verkossa tieto liikkuu nopeasti mutta organisaatioiden käyttämien erilaisten järjestelmien välillä on toisinaan ”kielimuuri” jota EDI/OVT kokonaisuutena pyrkii murtamaan. Asia ei toki ole aivan näin yksioikoinen mutta yksinkertaistettuna EDI/OVT perustuu siihen, että haluttu siirrettävä tieto muutetaan lähtevässä järjestelmässä muotoon joka on ennalta sovittu. Tällöin vastaanottava järjestelmä osaa lukea tarvittavat tiedot sisään ja ne ovat käsiteltävissä ihmisen ymmärtämässä muodossa. Tiedot voidaan siis käsitellä joko automaattisesti tai (tarvittaessa) manuaalisesti.

Tiedonsiirron mutkat suoriksi

Sähköinen EDI/OVT- tiedonsiirto pohjautuu kansainvälisiin standardeihin ja Euroopassa käytetään YK:n ylläpitämää EDIFACT-standardia. Sähköisellä tiedonsiirrolla pyritään helpottamaan yritysten operatiivista toimintaa mahdollistamalla muun muassa tilausten, toimitusten, laskutuksen, varastonhallinnan, laskujen maksatusten sekä lukuisten muiden toimintojen automatisointi.

Usein haasteeksi osoittautuvat kuitenkin tiedon moninaiset muodot eri järjestelmissä ja tämä saattaa saada monet luopumaan liiketoimiensa sähköistämisaikeista. Monesti varmaankin ajatellaan, että tietomuotojen muuttaminen vaatisi kalliita laite- ja konsulttihankintoja. Mutta kuten aiemmin onkin jo mainittu, EDI-palvelun voi kuitenkin tilata kokonaisuutena suoraan asiaan erikoistuneelta operaattorilta tai ohjelmistotalolta jolloin kauppakumppanin tiedonsiirtotavat ja yhteensopivuus jäävät operaattorin tai ohjelmistotalon vastuulle.

Kenelle EDI/OVT sopii?

EDI/OVT -palvelut ovat yleisesti käytössä muun muassa kaupanalan, tukkukaupan ja logistiikan alalla. Erityisesti elintarvikealalla toimiva  EDI-yhteys on usein keskusliikkeiden vaatimus tavarantoimittajille . Toimialasta ja yrityksen koosta riippumatta ne sopivat kuitenkin useimmille yrityksille jotka haluavat automatisoida tiedonsiirtoon liittyviä rutiinitoimintojaan ja/tai tehostaa/helpottaa päivittäistä toimintaansa sekä keskittyä omaan ydinosaamiseensa.

Esimerkkinä tilanne missä kaupan tilausjärjestelmä on integroitu suoraan toimittajan järjestelmään ja asetettu minimihyllyraja lähenee: kaupan järjestelmä lähettää automaattisesti uuden tilauksen tarvittavista tuotteista, toimittaja lähettää sähköisen toimitustietosanoman, organisoi toimituksen ja lasku tulee sähköisesti perässä. Manuaalisten näppäilyvirheiden riski minimoidaan ja varastossa on koko ajan oikea määrä tuotteita. EDI/OVT